Apostila si legalizare documentelor in Moldova

Ce este Apostila?

APOSTILA — o ştampilă specială, care în conformitate cu prevederile Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, incheiată la 5 octombrie 1961, se aplică pe actele oficiale ale statelor membre a Convenţiei în scopul eliberării de la obligativitatea legalizării diplomatice sau consulare a actelor respective.
Începînd cu 16 martie 2007, Republica Moldova a devenit parte la această Convenţie.
Conform Convenţiei, apostila atesta veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului sau, dupa caz, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe acest act.
Convenţia se aplica actelor oficiale care au fost intocmite pe teritoriul unui stat contractant si care urmeaza sa fie prezentate pe teritoriul unui alt stat contractant.
Apostila se aplică pe documentele oficiale emise numai de la instituţiile şi organizaţiile din Republica Moldova ca parte la Convenţia de la Haga, şi nu necesită ulterior careva autentificare suplimentară şi legalizarea consulară, fiind recunoscută de către autorităţile din toate statele – părţi la Convenţie.
O listă completă a țărilor membre a Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961 poate fi găsită într-un articol separat.

Care acte cad sub incidența Convenției?

Sunt considerate acte oficiale, in sensul convenţiei:
• documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcţionar al unei jurisdicţii a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;
• documentele administrative;
• actele notariale;
• declaraţiile oficiale, cum ar fi: cele privind menţiuni de înregistrare, viza de investire cu data certă şi legalizări de semnături, depuse pe un act sub semnatură privată.

Față de care acte nu se răspândește Convenția?

Convenţia nu se aplică:
a) documentelor întocmite de agenţi diplomatici sau consulari;
b) documentelor administrative care au legături directe cu o operaţiune comerciala sau vamală.

Care este forma şi conţinutul apostilei?

În conformitate cu prevederile Convenţiei, apostila va avea forma unui careu cu latura de minimum 9 cm şi va corespunde modelului din anexa la Convenţie.
Textul apostilei trebue să conţină următoarea informaţie:
• Ţara ce a eliberat apostila;
• Numele persoanei ce a semnat actul confirmat prin apostilă;
• Funcţia persoanei ce a semnat actul confirmat prin apostilă;
• Denumirea instituţiei, ştampila căreia este aplicată pe actul confirmat prin apostilă;
• Localitatea în care a fost aplicată apostila;
• Data aplicării apostilei;
• Denumirea organului ce a aplicat apostila;
• Numărul apostilei;
• Ştampila instituţiei ce a aplicat apostila;
• Semnătura persoanei responsabile ce a aplicat apostila.

Apostila poate fi aplicată cît în una din limbile oficiale ale Convenţiei (franceză şi engleză), atît şi în limba de stat a ţării care o aplică.
Titlul “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)” va fi menţionat în limba franceză.
Conform Convenţiei, apostila se aplica chiar pe act sau pe o pagină separată , anexată la document.

Unde se aplică Apostila în Moldova?

La momentul actual în Republica Moldova sînt investite cu dreptul de a aplica apostila următoarele instituţii:
1. Ministerul Justiţiei este responsabil pentru aplicarea apostilei pe următoarele acte oficiale eliberate pe numele şi în interesul persoanelor fizice şi juridice:
a) actele de stare civilă eliberate după 24 februarie 1998 şi duplicatele actelor de stare civilă, cu excepţia certificatelor de deces, eliberate în termen de 3 luni pînă la prezentarea actelor pentru aplicarea apostilei;
b) documentele emise de Ministerul Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţiilor;
c) cazierele judiciare emise de Ministerul Afacerilor Interne;
d) actele de studii, eliberate de instituţiile de învăţămînt acreditate în modul stabilit de legislaţie care se vor prezenta însoţite de confirmarea de la instituţia de învăţămînt care a eliberat actul de studiu sau de la Ministerul Educaţiei;
e) actele notariale;
f) hotărîri judecătoreşti şi alte acte care emană de la autorităţi judiciare, inclusiv instanţe judecătoreşti, organe ale procuraturii, grefieri sau executori judecătoreşti;
g) adeverinţele eliberate de Casa Naţională de Asigurări Sociale care atestă vechimea în muncă;
h) adeverinţele medicale eliberate de Centrul medical specializat pentru examinarea medicală a emigranţilor şi imigranţilor şi Centrul naţional ştiinţifico-practic de medicină preventivă / Centrul de profilaxie şi combatere SIDA;
i) alte acte eliberate de organele oficiale ale Republicii Moldova pe numele persoanelor fizice şi juridice care cad sub incidenţa al Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine.
2. Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene va aplica apostila doar pe documentele administrative ale autorităţilor administraţiei publice centrale emise de acestea în interes propriu. Fac excepţie actele întocmite de către autorităţile administraţiei publice centrale la cererea şi pe numele persoanelor fizice şi juridice solicitante.

Cele expuse mai sus poartă doar un caracter general-informativ. Este important să obţineţi consultaţia unui specialist în domeniu. Cabinetul nostru va fi bucuros să vă ajute în acest sens. Va rugam sa nu ezitati să ne contactaţi.